La gestione del tempo (in Italia)

Oggi voglio parlarti di un problema che accomuna la maggioranza degli imprenditori e liberi professionisti di tutto il mondo: la gestione del tempo.

Scommetto che anche tu avrai letto qualche libro, ascoltato qualche podcast, magari addirittura acquistato un corso. Ti faccio subito una domanda: sei riuscit* a mettere in pratica con successo quanto hai appreso? Se hai risposto “sì”, buon per te, sei tra i pochi eletti! Se hai risposto “in parte”, invece, sei in buona compagnia.

Perché i corsi di gestione del tempo non funzionano in Italia

Se non sei riuscit* ad applicare al meglio le diverse teorie di gestione del tempo una ragione c’è. Anzi, più di una in realtà. E questo non perché tu non sia in grado di farlo ma perché gli strumenti che di solito vengono insegnati nella maggioranza di libri o corsi sono inefficaci in Italia.

Esatto, il problema non sei tu né tantomeno i corsi o i libri in cui ti sei imbattutt*: il problema è il contesto.
La maggior parte dei “guru” di marketing o leadership che spiegano la gestione del tempo si rifanno a metodi americani, quasi totalmente inapplicabili per i piccoli e medi imprenditori italiani.

Ragione n.1: il contesto imprenditoriale

L’America, a differenza dell’Italia (purtroppo), è un contesto favorevole per fare impresa: ci sono incentivi privati e statali, puoi assumere facilmente personale e la burocrazia è molto semplice. All’imprenditore medio non resta altro che gestire al meglio il suo lavoro, senza troppe preoccupazioni.

In Italia non è così: se sei un piccolo imprenditore sai bene quanto sia snervante tutta la burocrazia italiana e quante competenze sono necessarie affinché tu riesca in qualche modo a far fruttare al meglio la tua azienda. Tutto questo richiede tempo che agli americani, invece, non serve.

Ragione n.2: la dimensione delle aziende

Questa forse è la ragione più importante: le PMI italiane e americane hanno strutture molto diverse tra loro.

Se prendi una “piccola” impresa americana, ti accorgerai facilmente che si tratta di un’azienda di almeno 200 dipendenti. Una piccola impresa italiana ne ha 5.
Si stima, infatti, che il territorio italiano sia composto dall’80% di MICRO imprese, che non arrivano a superare i 4 o 5 dipendenti (che spesso sono gli stessi componenti della famiglia).

Cosa significa? Significa che in America hai la possibilità di delegare facilmente i compiti meno importanti, in Italia no.
Inoltre, non è pensabile l’idea di istruire i micro imprenditori italiani su come poter assumere nuovo personale per poter delegare ed essere liberi di fare “solo” gli imprenditori, come molti “guru” affermano, perché in queste realtà non c’è abbastanza budget per farlo o tempo per formare nuovo personale.

Ragione n.3: i fornitori

Hai presente Amazon, l’attenzione che ha per il cliente, il fatto che ordini oggi e domani ti ritrovi il prodotto sotto casa? Ecco, rappresenta in pieno la mentalità americana, dove i fornitori fanno di tutto per essere puntuali o in anticipo, per poter fidelizzare il cliente, aiutarlo il più possibile e addirittura sorprenderlo.

Ti sembra che avvenga lo stesso anche qua in Italia? Al contrario: trovare fornitori puntuali, che lavorano bene e che magari fanno più di quello che ti aspetteresti da loro è davvero arduo. L’imprevisto nelle PMI italiane è all’ordine del giorno e i metodi classici di gestione del tempo non ne tengono conto, purtroppo.

Importante e urgente

Sono sicura che ti sarai imbattutt* in alcune soluzioni al problema di gestione del tempo e una di queste è la fantomatica Matrice di Eisenhower, quella che divide le attività in importanti e urgenti (o non).

Se non sai di cosa parlo (ma ne dubito) te la spiego brevemente.
In pratica, dovresti suddividere le attività che si trovano sulla tua (sempre troppo lunga) to do list in:

• Attività importanti e urgenti – quelle da fare immediatamente e che non puoi delegare;
• Attività importanti e non urgenti – quelle da fare in un secondo momento e che devi pianificare;
• Attività non importanti e urgenti – quelle che devi delegare subito a qualcun altro;
• Attività non importanti e non urgenti – quelle che non dovresti proprio fare e nemmeno assegnarle ad altri.

Ci ho messo davvero un sacco di tempo a capire dove inserire le mie attività in questa matrice. Una volta che l’ho capito mi sono accorta di diversi problemi:

• Ci sono attività che non sono importanti per me, ma lo sono per il mio cliente – le considero importanti oppure no?
• Ci sono attività che rientrerebbero nella categoria non importanti e non urgenti ma che vorrei comunque fare – che ne so…andare al pub con gli amici, per esempio (non si può mica solo vivere di cose importanti, spesso il divertimento e lo svago lo trovi altrove)!
• L’80% delle attività sono sempre urgenti – ci hai fatto caso anche tu?
• A chi caspiterina delego le attività non importanti ma urgenti che sono sulla mia lista se sono una libera professionista (come ero all’epoca in cui mi sono imbattuta in questa Matrice) o se ho solo 2 dipendenti che sono già pieni di cose da fare anche loro?

Insomma, alla fine succede che hai il riquadro “importante e urgente” pienissimo, il tempo è comunque poco e resta il problema principale: da quale attività comincio?

Detto, fatto!

Abbandonato Eisenhower, ho “conosciuto” Allen e il suo “Getting Things Done” (in italiano “Detto, fatto!”).

Inizialmente l’ho trovato illuminante: una chiara procedura di come smaltire tutte le cose da fare, dall’inizio alla fine.
Se non la conosci, te la illustro brevemente:

1. Raccogli tutti gli input (mail, telefonate, idee, attività da fare…) e mettili in un unico contenitore (già qui, capire quale “contenitore” usare, oggi che siamo invasi da input ovunque, grazie all’iperconnessione, è un problema non da poco);
2. Una volta che prendi un input per gestirlo non può tornare nel contenitore, ma deve seguire il processo (in pratica: se apri una mail devi leggerla e poi seguire la procedura che segue, non puoi lasciarla nella casella di posta in arrivo in attesa di essere processata in un altro momento);
3. L’input richiede un’azione? Se no, la si archivia in un contenitore apposito o la si cestina se non è utile; se sì e richiede meno di 2 minuti la si fa subito, altrimenti la si pianifica nella to do list, a calendario oppure in una lista di progetti futuri, oppure la si delega.

Un procedimento molto complesso all’inizio, difficile da mantenere e con un difetto enorme: sei costantemente interrott* dagli input che devi processare. Gestire le attività diventa un lavoro aggiuntivo e richiede uno sforzo mentale troppo importante per poter essere davvero efficace.

Indovina un po’? Dopo qualche mese ho abbandonato anche questo metodo, sconsolata.

Le variabili che mancano: il luogo, il momento, l’impegno mentale e l’imprevisto

C’è un denominatore comune che la maggior parte delle tecniche di gestione del tempo non prende in considerazione: il contesto (sì, sempre lui).

Ci sono luoghi che sono più idonei di altri allo svolgimento di certe attività: come puoi pensare di lavorare a un progetto importante se sei immerso nel caos, se il cane del vicino non fa altro che abbaiare, se l’illuminazione della stanza in cui ti trovi è pessima, se hai troppo caldo o troppo freddo?

Ci sono momenti della giornata in cui siamo più produttivi, veloci ed efficienti rispetto ad altri momenti: riusciresti a concentrarti a scrivere una mail importante alle 23, dopo una giornata intera passata a risolvere problemi, gestire persone e situazioni, esaust* dalle mille cose che hai dovuto fare?

Ci sono attività che richiedono uno sforzo mentale maggiore rispetto ad altre: un colloquio con un dipendente problematico non ha lo stesso impatto mentale ed emotivo che può avere pagare le bollette.

Come già accennato, ci possono essere imprevisti in ogni momento: l’auto non ne vuole sapere di partire, un guasto alla linea telefonica, il dipendente che resta a casa perché ha la febbre, una mail urgente che non ti aspettavi, il fornitore in ritardo sulla consegna…

Sto ancora mettendo a punto il metodo perfetto di gestione del tempo, che funziona anche per le micro imprese e i liberi professionisti, che non si fonda sulla delega impossibile e che prende in considerazione ognuna di queste variabili.

Una cosa posso già dirtela: prova a sostituire la parola “importante” della Matrice di Eisenhower con la parola “impegnativo” e inizia a dividere le attività da svolgere in questo modo:

• Impegnative e urgenti – da fare nella prima parte della giornata, quando si è più produttivi ed efficienti (sì lo so, ti piacerebbe iniziare la giornata dalle cose più semplici e divertenti, ma se inizi da quelle più difficili guadagnerai un sacco di tempo, te lo assicuro);
• Impegnative e non urgenti – da pianificare dopo le prime, sempre in momenti (e luoghi) adatti (e prima le inizi, meno saranno le possibilità che con il passare del tempo slitteranno da questo riquadro a quello sopra, diventando inesorabilmente urgenti);
• Non impegnative e urgenti – da fare nella seconda parte della giornata, quando cala l’energia (e poi, vuoi mettere la soddisfazione di terminare la giornata con le attività più facili o piacevoli? Anche il tuo umore e la tua famiglia ringrazieranno!);
• Non impegnative e non urgenti – da fare la sera, nel weekend, nei momenti in cui senti il bisogno di staccare un po’ la spina e sbollire lo stress del lavoro (perché, di solito, molte di queste attività riguardano lo svago e la vita privata).

Scommetto che già così inizierai a vedere la tua lista delle cose da fare con meno ansia.

Vuoi approfondire l’argomento? Seguimi sui Social (trovi tutti i link dei miei profili nella pagina “Il SuperTeam“, sotto la mia descrizione), presto ci saranno delle belle novità a riguardo!